Transports

TRANSPORTS

🎯 Objectifs :

Pour quoi faire ?

• Lister les arrivées et départs prévus pour les artistes et les contacts

• Anticiper et organiser les transferts locaux qui en découlent.

• Lister les besoins en transferts de matériels

• Partager / exporter ces transports dans différents documents tels les plannings de transferts ou les feuilles de routes

• Renseigner les coûts et alimenter un budget transports

• Intégrer dans les tableaux de bord de prod
• Pour faire le parallèle avec les négociations des transports des artistes

• Dans certaines limites (voir ci-dessous) :
• Affecter des véhicules aux transferts et générer un planning par véhicule
• Affecter des chauffeurs aux transferts et générer un planning par chauffeur
• Communiquer ces transferts aux chauffeurs via une appli web dédiée

Pour aller plus loin

• Utilisez les formulaires pour centraliser le recueil des besoins en transports des artistes et contacts.

• Formulaire dédié aux véhicules des artistes, staffs et prestataires pour :
• L’organisation du parking
• Le recueil des immatriculations
• La génération de fiches d’autorisations de stationner

Liste des rendus

• Feuille de route artiste et contacts :
• Feuilles de routes HEEDS
• Mots clés pour matrices docx ou emails

• Tableau de bord de niveau artiste
• Colonnes dédiés aux transports affectés aux artistes, les négociations et le coût total.

• Tableaux détaillés et personnalisés (.pdf ou .xlsx), par exemples :
• Vue pré-prod globale
• Vue transferts de la journée, organisée par heures
• Vue pour chaque artiste ou chaque événement
• Planning par chauffeur
• Planning par véhicule

• Filtres :
• Type de trajet (arrivée, départ, transfert)
• Mode de prise en charge
• Catégorie de bénéficiaire
• Suivi

Limites du module

• Le module Transports de HEEDS n’est pas un outil de réservation de transport, comparatif de voyage, agence de voyage, achat de billet, …

• Gestion d’un service runs en exploitation : adapté que dans un fonctionnement simple où seules les courses pleines sont renseignées et pas les courses vides

Glossaire

• Arrivée : trajet vers votre salle, festival

• Départ : trajet depuis votre salle, festival

• Transfert : transport local

• Retour :

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

⁉️ Comment ça marche ?

Tutos pas à pas : paramètrage du module

Tutos pas à pas

Vue « liste »

Comment créer une ressource “chauffeur” dans planning / agendas ?

Comment ajouter, modifier, mettre à jour les suivis des transports ?

Tutos pas à pas : utilisation du module

Tutos pas à pas

Vue « liste »

Comment ajouter une arrivée, un départ pour un artiste ?

Comment ajouter une arrivée, un départ pour un invité ?

Comment faire pour faire apparaître les transports sur la feuille de route de l’artiste ?

Comment ajouter du transport depuis les horaires de l’événement ?

Tutos pas à pas : routines métiers