Événements non publics
Événements non publics

Événements non publics

ÉVÉNEMENTS NON-PUBLICS

🎯 Objectifs :

Glossaire :

Terme dans HEEDS
Définition - bulle d’aide
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EVENEMENT
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Titre
Titre de l’événement, répercuté dans la quasi totalité des écrans, documents, et différents exports.
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Suivi
Important pour l’information interne, ce statut a un impact sur la publication dans les applis HEEDS et les éventuels site web connectés.
Les événements annulés ou reportés apparaissent barrés dans les listes du manageur.
Utilisable dans les filtres événementiels.
Ne peut pas être personnalisé.
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Type
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Série
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Style
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Cible
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Récurrence
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Ouverture
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Horaire annoncé
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Fermeture
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Favori
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TECHNIQUE
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Lieu principal
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Configuration
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H chgmt de jour
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PRODUCTION / ADMINISTRATION
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En-tête/orga
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Code
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Pax / jauge commerciale
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Numéro d’objet
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TVA sur les contrats artistes
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APPLIQUER DES FAVORIS METIERS
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Référents
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Activités
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Affectations
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Horaires
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Services
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Tarifs
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Sécurité
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Ménage
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Matériel
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Communication
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Matériel Promo
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Pour quoi faire ?

  • visualiser sa programmation d’événements non destinés au public (pas de billetterie ni d’ouverture des portes)
  • la plupart du temps, les événements qui correspondent sont : les résidences, montage/démontage, répétition, filage, maintenance technique (si besoin d’embauche)

Limites du module :

  • pas de billetterie
  • pas de type de prod
  • pas de facturation
  • pas d’événement favori
  • pas de com event / artiste
  • pas de cible = si besoin de bilan
  • pas de duplication vers l’événement public
  • pas d’API

Liste des rendus :

  • Export de la programmation > Liste détaillée
    • PDF (avec les informations telles que filtrées à l’écran)
      • Une colonne par mois A3
      • Une colonne par mois (A4)
      • Une colonne par lieu A3
      • Une colonne par lieu (A4)
      • PDF orientation paysage A3
      • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran)
      • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
      • Liste
      • Programmation
      • Colonnes affichées
      • Toutes les colonnes
  • Programmation > Calendrier par dates > par semaine / par mois / par années
    • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran) par année permet de visualiser les périodes de forte activité et basse activité
    • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLS
  • Programmation > Calendrier par lieux
    • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran)
    • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLS
  • ICS
    • Programmation > Mes exports ICS (si créneau alors on aura l’heure d’ouverture et de fermeture de l’événement)
    • Planning, agenda > ISC (on aura du premier au dernier horaire de l’événement par exemple : arrivée des techs à 14h jusqu’à démontage 2h)
 

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager : (utilisation et consultation)

Type
Section
Droit
Description
Droit premier
Paramètres généraux
Tâches
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Droit premier
Paramètres généraux
Matrices
- Matrices > Docx
- Matrices > Emails
- Matrices > Feuilles de route
- Matrices > Bandeaux pour les affiches
Oui : permet de voir, modifier, supprimer des matrices
Non : cache les menus (n'empêche pas d'éditer les documents à partir des boutons "Matrices", "Divers"" ou "FDR" / n'empêche pas d'utiliser les matrices emails)
Droit premier
Exports
Export PDF
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Droit premier
Exports
Export Tableur
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Droit spécifique au module
Programmation
Evénements non publics
Oui : autorise à créer des événements non publics
Non : empêche de créer des événements non publics (autorise à créer uniquement des événements publics ou simples)

Usager expert (accès aux paramétrages du module et des fonctionnalités reliées)

Type
Section
Droit
Description
Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | paramètres de base
Donne accès aux paramètres de PROGRAMMATION (hors lieux) :
- en-têtes/organisateurs
- types
- styles
- séries
- publics cibles
- tarification
- formes de représentations
- thèmes
- caisses
(ne commande pas "Lieux, scènes, sites et salles" / "Configuration des lieux" / "Fichiers des lieux")
Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | paramètres des lieux
Donne accès aux paramètres de PROGRAMMATION (lieux seulement) :
- lieux, scènes, sites et salles
- configuration des lieux
- fichiers des lieux
Droit spécifique au module
Programmation
Compteurs
Permettent d'attribuer automatiquement des codes aux événements
Droit spécifique au module
Programmation
Compteurs, paramètres
Paramètres des compteurs utilisés pour attribuer des codes aux événements
Droit spécifique au module
Programmation
Caisses
Oui : permet de saisir, modifier, voir et exporter les comptages de caisse de l'événement
Non : permet de voir et exporter les comptages de caisse de l'événement
Droit spécifique au module
Programmation
Recettes et Dépenses (version beta)
Oui : permet de voir la page "Recettes et dépenses (version beta)" de l'événement
Non : cache le menu "Recettes et dépenses (version beta)" de l'événement
 

🛠️ Quels sont les outils transversaux à maîtriser pour utiliser ce module ?

Base contacts
Base artistes
Formulaires
Campagnes d’emailing
Listes de diffusions
Registre adhérents
Appli(cations web)
Tâches
Matrices docx
Matrices emails
Factures et devis
Module Achats
Compteurs (nouveau)
Signature électronique
Plannings / agenda