Evénements simples
Evénements simples

Evénements simples

ÉVÉNEMENTS SIMPLES

🎯 Objectifs :

Glossaire :

Terme dans HEEDS
Définition
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à faire figurer dans la page Programmation générale ?
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Pour quoi faire ?

  • Facilité et rapidité à la création de l’événement : titre, dates, commentaire, lieu et fichier.
  • Seul type d’événement dans HEEDS qui peut courir sur plusieurs dates et donc durer plus de 24h.
  • Sert à ajouter à la programmation des événements de type calendrier (réunions, vacances, événements locaux (qui peuvent impacter le fonctionnement de la structure)…)

Limites du module :

Type d’événement à destination de l’information interne. Peu de fonctionnalités de HEEDS sont disponibles.
Par exemple :
  • On ne peut pas programmer d’artiste, on ne peut pas faire de contrats
  • On ne peut pas staffer, embaucher, générer du planning pour du personnel
  • On ne peut pas émettre des commandes
  • On ne peut pas gérer des horaires (pas d’export de timings, ni de feuille de route)
  • On ne peut pas facturer
  • Les tâches ne sont pas déclenchées
  • On ne peut pas accréditer, badger
  • Les vacances scolaires (Zone A, B, C) et les jours fériés ne sont pas déclenchés automatiquement, à vous de les renseigner si cela ça impacte votre programmation
  • On ne peut pas le mettre en récurrence

Liste des rendus :

  • Export de la programmation > Liste détaillée
    • PDF (avec les informations telles que filtrées à l’écran)
      • Une colonne par mois A3
      • Une colonne par mois (A4)
      • Une colonne par lieu A3
      • Une colonne par lieu (A4)
      • PDF orientation paysage A3
      • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran)
      • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
      • Liste
      • Programmation
      • Colonnes affichées
      • Toutes les colonnes
  • Programmation > Calendrier par dates > par semaine / par mois / par années
    • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran) par année permet de visualiser les périodes de forte activité et basse activité
    • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
  • Programmation > Calendrier par lieux
    • PDF orientation paysage (tel qu’affiché à l’écran)
    • PDF orientation portrait (tel qu’affiché à l’écran)
    • XLSX
  • ICS
    • Programmation > Mes exports ICS (si créneau alors on aura l’heure d’ouverture et de fermeture de l’événement)
    • Planning, agenda > ISC (on aura du premier au dernier horaire de l’événement par exemple : arrivée des techs à 14h jusqu’à démontage 2h)
 

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager : (utilisation et consultation)

Type de droit
Section
Droit
Description
Droit premier
Paramètres généraux
Tâches
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Droit premier
Paramètres généraux
Matrices
- Matrices > Docx
- Matrices > Emails
- Matrices > Feuilles de route
- Matrices > Bandeaux pour les affiches
Oui : permet de voir, modifier, supprimer des matrices
Non : cache les menus (n'empêche pas d'éditer les documents à partir des boutons "Matrices", "Divers"" ou "FDR" / n'empêche pas d'utiliser les matrices emails)
Droit premier
Exports
Export PDF
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Droit premier
Exports
Export Tableur
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Droit spécifique au module
Programmation
Événement simple
Oui : autorise à créer des événements simples
Non : empêche de créer des événements simples (autorise à créer uniquement des événements publics ou non-publics)

Usager expert (accès aux paramétrages du module et des fonctionnalités reliées)

Type de droit
Section
Droit
Description
Droit spécifique au module
Programmation
Événement simple
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Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | paramètres de base
Donne accès aux paramètres de PROGRAMMATION (hors lieux) :
- en-têtes/organisateurs
- types
- styles
- séries
- publics cibles
- tarification
- formes de représentations
- thèmes
- caisses
(ne commande pas "Lieux, scènes, sites et salles" / "Configuration des lieux" / "Fichiers des lieux")
Droit spécifique au module
Programmation
Evénements | paramètres des lieux
Donne accès aux paramètres de PROGRAMMATION (lieux seulement) :
- lieux, scènes, sites et salles
- configuration des lieux
- fichiers des lieux
 

🛠️ Quels sont les outils transversaux à maîtriser pour utiliser ce module ?

Base contacts
Base artistes
Formulaires
Campagnes d’emailing
Listes de diffusions
Registre adhérents
Appli(cations web)
Tâches
Matrices docx
Matrices emails
Factures et devis
Module Achats
Compteurs (nouveau)
Signature électronique
Plannings / agenda